Où stocker mes données courantes ?
Les chercheurs et chercheuses gèrent leurs données en fonction de contraintes organisationnelles (à quels services ils ont accès), règlementaires (quelles sont leurs obligations et responsabilités), fonctionnelles et techniques (de quelles fonctionnalités ils ont besoin), économiques (quel est leur budget).
Les chercheurs et chercheuses gardent l'entière responsabilité de la gestion de leurs données. D'une part, ils doivent adhérer aux principes FAIR (données faciles à trouver, accessibles, interopérables, et réutilisables), auxquels contribuent les présentes préconisations. Des informations complémentaires sont disponibles sur le site des bibliothèques de l'université de Bordeaux, mais également auprès de la structure de recherche et des services centraux de l'université de Bordeaux.
D'autre part, les chercheurs et chercheuses sont soumis à certaines obligations légales. En particulier, la collecte et le traitement de données à caractère personnel nécessite une instruction préalable par la DRV. La gestion des données comportant des secrets protégés nécessite une instruction par le correspondant sécurité des systèmes d'information de la structure de recherche ou les services centraux de l'université, selon le cas. Les principaux secrets protégés sont les secrets des personnes (la vie privée, le secret médical…), les secrets de l’État (la défense nationale, les délibérations du gouvernement, la conduite de la politique extérieure, la sûreté de l’État…), le secret industriel et commercial, le secret de l’instruction judiciaire… Les différents secrets protégés sont précisés à l’article L.311-5 du Code des relations entre le public et l’administration, et à l’article L.213-2 du Code du patrimoine.
Le diagramme traite des données "chaudes", c'est-à-dire des données en usage courant. À l'issue de la recherche, c'est-à-dire une fois que l'on n'intervient plus sur les données, un premier tri en liaison avec la Direction des archives universitaires de l'université de Bordeaux (archives-universitaires@u-bordeaux.fr) - y compris dans le cas où l'unité de recherche a d'autres tutelles qu'UBx - permettra de rassembler, classer et mettre en cohérence les données produites. Toutes ces données feront alors l'objet d'un archivage électronique intermédiaire. Dans le même temps, les données validées scientifiquement destinées à la diffusion feront l'objet d'un dépôt dans un entrepôt de données. Après 25 années de conservation (durée fixée par le Référentiel de conservation et de communication UBx — RCC UBx), la Direction des archives universitaires éliminera les données qui ne présentent pas d'intérêt scientifique, historique ou patrimonial, en conformité avec la règlementation en vigueur. Le chercheur a la possibilité, au moment de la collecte, de laisser des consignes de conservation complémentaires.
Il est à noter que l'archivage intermédiaire s'applique également aux données à caractère personnel. En effet, bien que le principe de minimisation du RGPD stipule que les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées au-delà de la période nécessaire, cela concerne le stockage sur les ordinateurs de travail, le stockage en ligne (UBCloud ou autre), etc. L'archivage légal, lui, fait partie des finalités légitimes de la collecte et est obligatoire.
